ビジネスシーンにおいて、取引先に書類を郵便で送る際、封筒の種類やその際のマナーなど、色々と決まりごとがあり、ビジネスマンとしてそれを知っておくと、常識的な会社と。反対に知っておかないとあの会社は教育がなってないと思われてしまい、大変なこととなってしまいます。

封筒にもさまざまな種類があります。結婚式の案内を茶封筒や社用の封筒で送らないのと同じように、書類を送ることができればどの封筒を使っても良いという訳ではありません。手紙の種類や用件に応じて、適切な封筒を選ぶのも大切なマナーです。

封筒の使い分けからルールまで、マナーとして押さえておくべきポイントをご紹介します。

【ビジネス文書を送るときの封筒の種類と選び方】

ビジネスで使われる封筒には、社名入り和封筒、白の縦長の和封筒（一重・二重）、茶封筒、洋封筒（角封筒）などがあります。ビジネス文書を送るときの封筒の種類は、用件に合わせて以下の組み合わせを選びましょう。

 

 

 

 

◎社名入り和封筒/社名入り封筒

仕事に関する事務的な文書

社名入りの和封筒は、一般的な社外文書を送るときに使用します。取引に関する書面や契約書、会社案内などのパンフレットを送付するときなどです。社名やロゴ・所在地があらかじめ印刷されている和封筒は、企業などの取引先に送るときに使い勝手が良いでしょう。

不適切とされる内容：社交・儀礼文書、お悔やみ状・お見舞い状

 

 

◎和封筒（二重）

お祝い状やお礼状などの社交・儀礼文書

和封筒には一重の封筒と二重の封筒がありますが、二重封筒は正式な手紙とされています。ビジネスでは、社名入り封筒では事務的すぎると思われる、あらたまった社交・儀礼文書を送るときに使用されます。会社設立や役員就任、栄転・昇進などの「お祝い状」や、仕事の協力・紹介などの「お礼状」を送るときに使いましょう。ただし、お悔やみ状を送るときは二重の封筒は使いません。「不幸が重なる」という意味があるため、タブーです。病気や災害のお見舞いの場合も、同様の意味から使いません。

不適切とされる内容：事務的な文書、お悔やみ状、お見舞い状

◎和封筒（一重）

お悔やみ状・お見舞い状

一重の和封筒は、お悔やみ状をはじめ、葬礼関係の文書を送るときに選びます。病気のお見舞いや災害のお見舞い状を送るときも、一重の封筒を使うのが慣例です。手紙の文章でも「重ね重ね」などの忌み言葉を使うのも不吉とされているため、注意しましょう。

不適切とされる内容：お祝い状・お礼状などの社交・儀礼文書

 

◎茶封筒

仕事に関する事務的な文書

茶封筒は、請求書や領収書など、事務的な文書やビジネス用途で送るときに使用します。正式な文書や目上の人に送る場合、茶封筒は使用してはいけません。茶封筒はあくまでも事務用です。※茶封筒で送る代わりに白封筒で送るのは構いません。

不適切とされる内容：社交・儀礼文書、目上の人に送る文書

 

 

◎洋封筒（角封筒）

社交・儀礼文書

会社の式典への招待状や役員就任の挨拶状などの儀礼文書を送るときは、はがきの大きさのカードに印刷し、洋封筒に入れて送ります。

不適切とされる内容：仕事に関する事務的な文書

 

 

 

最後に、郵便を受け取った側が中のものがどのようなものかすぐに判別することのできる、外脇付けに関するマナーについてです。
種類としては親展、請求書在中などのもの、至急など様々あります。

例えば

〈宛名に記された人にだけ開けてほしいという場合〉

親展

 

 

 

〈その中にどのような書類が入っているか知らせるために〉

請求書在中、履歴書在中…など

 

〈すぐに開封してほしい場合には〉

　　　　　　　　　　　　　至急

こうしたことを知っておくことで、こうしたもののヒューマンエラーを防ぐことが可能です。